Optimale besluitvorming

Optimale besluitvorming

Dr. P. J. van Meel R.I.

Het boek Informatica voor beleidsbeslissingen is uitgegeven via Ten Hagen en Stam, Den Haag, in 1999. Het was een makkelijker leesbare versie van de gedachten die in mijn proefschrift in 1990 werden gepubliceerd. Het proefschrift had als titel: Een optimalisatiemodel voor automatisering van AA-organisaties. Nu in 2023 wordt het onder de titel “optimale besluitvorming” opnieuw uitgegeven.

Mijn achtergrond: ik was in 1970 was afgestudeerd als Drs. in de bedrijfseconomie. Daarna was ik in enkele banen steeds meer en gaandeweg full time betrokken in wat toen automatisering werd genoemd. Om dat werk goed te kunnen doen ben ik verder gaan studeren. Allerlei (bedrijfs-)cursussen en tenslotte ook AMBI, waaronder alle S-modules. In mijn werk deed ik uitgebreide ervaringen op en dat leidde ook tot het schrijven van een cyclus van artikelen op automatiseringsgebied. Ik ervoer steeds meer hoe de besluiten over grote investeringen, die tot diepgaande effecten op de betrokken organisaties leidden, op een irrationele wijze werden genomen. Met name toen ik merkte hoe door acties en lobby van de hardwareleveranciers de besluitvorming in hun voordeel werd omgebogen groeide het plan om een proefschrift te gaan schrijven. Mijn frustrerende ervaring van deze naar mijn smaak onacceptabele inmenging zette me aan tot het formuleren van een plan voor een optimaal besluitvormingsproces. Hierbij zouden effecten van politieke spelletjes, onevenwichtige machtsverhoudingen en persoonlijke ambities geminimaliseerd worden. Niet de luidste stem zou dan overwicht hebben maar alle geluiden van alle belanghebbenden moesten evenveel in de uitkomst bijdragen.

In het boek Informatica voor beleidsbeslissingen neemt Decision een prominente plaats in.

Uit het proefschrift is een kern gelicht die uiteindelijk is omgezet in een computertoepassing en een werkmethodiek waarmee het stellen van prioriteiten optimaal kon worden gedaan.

Een korte beschrijving van Decision is:

Overal waar meer wensen zijn dan middelen moet je prioriteiten stellen, en daarvoor heb ik Decision ontwikkeld. Het werkt in ieder soort organisatie bij talloze soorten besluitvorming, ik neem de bezuiningsopdracht in een gezin als voorbeeld  en beperk dat tot eten, wonen, kleding, vervoer en hobbies.

De slechtste manier om te bezuinigen is de kaasschaaf, geliefd bij de overheid. Je vermindert het welbevinden van dat gezin met 33 %.

Met Decision kun je hetzelfde bedrag bezuinigen terwijl het welbevinden niet daalt maar stijgt met 33%.

Decision werkt met objectivering en rationalisering in plaats van machtsspelletjes en schakelt alle mensen in.

Nog belangrijker misschien is dat de frustraties weggenomen worden bij de mensen die steeds gelijk hadden maar het nooit kregen.

Door Decision kunnen besluiten optimaal en tevens echt democratisch genomen worden.

 In de jaren begin 1990 toen Decision werd ontwikkeld was er nog geen sprake van Internet. Het was een stand alone toepassing, werkend op PC.  Natuurlijk zou nu een versie werkend op internet vanzelfsprekend zijn. De bij Decision uitgewerkte functionaliteit is echter niet aan veroudering onderhevig.

De uitgangspunten uit het proefschrift leidden naast Decision tot een waaier van mogelijke toepassingen die tot optimale situaties leiden. Samen met Walvis computer systems in Delft en Matchitel Vans BV in Amsterdam werd met name Labour Match  ontwikkeld welke zou leiden tot een optimale match van vacatures en arbeidsaanbod. Deze software is succesvol uitgetest bij de arbeidsbureaus in Delft en Maastricht. Foundation is een toepassing van de uitgangspunten op de bibliotheekwereld waar boekbezit en lezers tot een optimale match gebracht konden worden. Decision is in gebruik genomen in diverse grote gemeenten en ziekenhuizen. Door tegenslag is geen van deze toepassingen doorgebroken, hetgeen niet te wijten was aan de grondslag.

De afbeelding op de voorkant is een symbolische samenvatting van wat iets tot een optimale besluitvorming maakt en waaruit dan een optimaal plan volgt. Optimaal is: “het allerbeste, waar geen beter alternatief mogelijk is”. Dat is iets heel anders dan bijvoorbeeld maximalisatie van winst of minimalisatie van kosten. Het houdt rekening met alle effecten: kosten, opbrengsten, neveneffecten op klimaat en milieu, niet kwantificeerbare gevolgen, rechten van al het andere buiten de directe belanghebbenden. Om tot een optimale besluitvorming te kunnen komen moeten alle relevante partijen hun inbreng doen, moeten alle alternatieven bekeken worden, moeten alle effecten van veranderingsvoorstellen meegenomen worden. Deze veelheid van alle input kan bij een goede verwerkingsmethodiek leiden tot een optimaal plan. Een latere herhaling van de bepaling van het plan kan verdere verbetering opleveren.

In de afbeelding staan zeven vormen van input, zij hebben de zeven kleuren van de chakra’s en alle kleuren van de regenboog.  Door het oneven getal is het geen star geheel en is er de indruk van iets volmaakts.